Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

für die Nutzung der FINO Suite

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB") gelten für alle Verträge über die Nutzung der FINO Suite zwischen der BOL Behörden Online Systemhaus GmbH, Einsteinstraße 14, 85716 Unterschleißheim (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden (nachfolgend „Kunde").

(2) Die FINO Suite umfasst verschiedene KI-gestützte Softwarelösungen zur Formularverarbeitung, einschließlich FINO FormBot, FINO Smart Upload, FINO Voice, FINO Knowledge Hub, FINO Configurator und EMMA.

(3) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat.

§ 2 Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die FINO Suite als Software-as-a-Service (SaaS) zur Verfügung. Der konkrete Leistungsumfang ergibt sich aus der jeweiligen Leistungsbeschreibung und dem individuellen Vertrag.

(2) Der Anbieter schuldet die Bereitstellung der Software in der jeweils aktuellen Version. Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen besteht nur, soweit diese ausdrücklich vereinbart wurden.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wesentliche Änderungen, die die Nutzbarkeit beeinträchtigen, werden dem Kunden rechtzeitig mitgeteilt.

§ 3 Vertragsschluss und Vertragslaufzeit

(1) Der Vertrag kommt durch die Annahme des Angebots des Anbieters durch den Kunden zustande. Die Annahme kann schriftlich, per E-Mail oder durch Beginn der Nutzung erfolgen.

(2) Die Vertragslaufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus dem individuellen Vertrag. Sofern nichts anderes vereinbart ist, beträgt die Mindestvertragslaufzeit 12 Monate mit einer Kündigungsfrist von 3 Monaten zum Vertragsende.

(3) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§ 4 Verfügbarkeit und Wartung

(1) Der Anbieter stellt die FINO Suite mit einer Verfügbarkeit von 99% im Jahresmittel zur Verfügung. Hiervon ausgenommen sind Wartungsarbeiten und Zeiten, in denen die Software aufgrund von Umständen nicht erreichbar ist, die nicht im Einflussbereich des Anbieters liegen.

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden dem Kunden mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt und nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt.

(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Software aus wichtigem Grund vorübergehend außer Betrieb zu nehmen, insbesondere bei Sicherheitsvorfällen oder zur Abwehr von Angriffen.

§ 5 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist verpflichtet, die Software nur im Rahmen der vereinbarten Nutzungsrechte zu verwenden und nicht gegen geltendes Recht zu verstoßen.

(2) Der Kunde hat seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf unbefugte Nutzung ist der Anbieter unverzüglich zu informieren.

(3) Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm verarbeiteten Daten und Inhalte selbst verantwortlich.

(4) Der Kunde verpflichtet sich, keine Inhalte zu übermitteln, die:

§ 6 Vergütung und Zahlungsbedingungen

(1) Die Vergütung richtet sich nach der jeweils gültigen Preisliste bzw. dem individuellen Angebot. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, sofern nichts anderes vereinbart ist. Die Zahlung ist innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsstellung fällig.

(3) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu berechnen. Der Nachweis eines höheren Schadens bleibt vorbehalten.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von 3 Monaten anzupassen. Dem Kunden steht in diesem Fall ein Sonderkündigungsrecht zu.

§ 7 Datenschutz und Datensicherheit

(1) Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden gemäß den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Details werden in einem separaten Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

(2) Der Anbieter trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Zerstörung.

(3) Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

(4) Weitere Informationen zum Datenschutz finden sich in der Datenschutzerklärung.

§ 8 Gewährleistung

(1) Der Anbieter gewährleistet, dass die Software die vereinbarten Funktionen aufweist und frei von wesentlichen Mängeln ist.

(2) Der Kunde hat Mängel unverzüglich nach Entdeckung schriftlich anzuzeigen. Der Anbieter wird berechtigte Mängelrügen innerhalb angemessener Frist beheben.

(3) Die Gewährleistung entfällt bei Mängeln, die auf unsachgemäßer Nutzung, Änderungen durch den Kunden oder höherer Gewalt beruhen.

§ 9 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt.

(4) Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

§ 10 Geheimhaltung

(1) Beide Parteien verpflichten sich, alle im Rahmen der Vertragsbeziehung bekannt gewordenen vertraulichen Informationen geheim zu halten und nur zur Vertragserfüllung zu verwenden.

(2) Diese Verpflichtung besteht auch nach Beendigung des Vertrages fort.

§ 11 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum

(1) Alle Rechte an der Software und der Dokumentation verbleiben beim Anbieter. Dem Kunden wird ein nicht-exklusives, nicht übertragbares Nutzungsrecht für die Vertragslaufzeit eingeräumt.

(2) Der Kunde darf die Software nicht dekompilieren, disassemblieren oder anderweitig zurückentwickeln, soweit dies nicht gesetzlich ausdrücklich gestattet ist.

(3) An den vom Kunden eingegebenen Daten und Inhalten behält der Kunde alle Rechte. Der Anbieter erhält lediglich die zur Vertragserfüllung notwendigen Nutzungsrechte.

§ 12 Änderungen der AGB

(1) Der Anbieter ist berechtigt, diese AGB mit einer Ankündigungsfrist von 6 Wochen zu ändern.

(2) Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Änderungsmitteilung, gelten die geänderten AGB als angenommen. Der Anbieter wird den Kunden in der Änderungsmitteilung auf diese Folge hinweisen.

(3) Widerspricht der Kunde fristgerecht, ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderungen zu kündigen.

§ 13 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Erfüllungsort und ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist der Sitz des Anbieters, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die unwirksame Bestimmung ist durch eine wirksame zu ersetzen, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

(4) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen der Schriftform. Dies gilt auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.

§ 14 Kontakt

Bei Fragen zu diesen AGB wenden Sie sich bitte an:

BOL Behörden Online Systemhaus GmbH
Einsteinstraße 14
85716 Unterschleißheim
Deutschland

Telefon: 0 89 / 21 09 67 – 0
E-Mail: info@bol-systemhaus.de

Stand: März 2026