EMMA

Medienbruchfreie Datenübertragung in Fachverfahren

Was ist EMMA?

EMMA (Elektronische Medienbruchfreie Antragsbearbeitung) ist eine innovative Lösung zur automatischen Übertragung von Formulardaten direkt in Fachverfahren. Entwickelt in Partnerschaft mit Wianco, ermöglicht EMMA die nahtlose Integration ohne aufwendige Schnittstellenentwicklung.

Kernfunktionen

  • Direkte Datenübertragung: Automatischer Transfer in Zielsysteme
  • Keine Schnittstellen nötig: Funktioniert ohne API-Entwicklung
  • Automatische Kontrolle: Prüfung auf Vollständigkeit
  • 24/7 Verfügbarkeit: Rund um die Uhr einsatzbereit
  • Beliebig skalierbar: Unbegrenzte Anzahl von Schnittstellen

Technische Features

  • RPA-Technologie: Robotic Process Automation
  • UI-Automation: Bedienung wie ein menschlicher Nutzer
  • Fehlerbehandlung: Automatische Wiederholungen bei Problemen
  • Logging & Monitoring: Vollständige Nachvollziehbarkeit
  • Multi-System-Support: Verschiedene Fachverfahren parallel

Das Problem: Medienbrüche in der Verwaltung

Typischer Workflow ohne EMMA:

  1. Bürger füllt Online-Formular aus
  2. Daten werden als PDF oder E-Mail übermittelt
  3. Sachbearbeiter öffnet PDF/E-Mail
  4. Sachbearbeiter tippt Daten manuell in Fachverfahren ab
  5. Fehleranfällig, zeitaufwendig, frustrierend

Optimierter Workflow mit EMMA:

  1. Bürger füllt Online-Formular aus (mit FINO FormBot)
  2. EMMA übernimmt Daten automatisch
  3. EMMA trägt Daten direkt in Fachverfahren ein
  4. Sachbearbeiter prüft nur noch das Ergebnis
  5. Schnell, fehlerfrei, effizient

Vorteile für Ihre Organisation

  • Zeitersparnis: Bis zu 90% weniger Zeitaufwand für Datenübertragung. Sachbearbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
  • Fehlerreduktion: Keine Tippfehler mehr durch manuelle Übertragung. Automatische Validierung vor der Übertragung.
  • Schnellere Bearbeitung: Anträge landen sofort im Fachverfahren. Keine Wartezeiten durch manuelle Erfassung mehr.
  • Keine Schnittstellenentwicklung: Funktioniert auch mit Legacy-Systemen ohne API. Keine teuren IT-Projekte notwendig.
  • Skalierbarkeit: Beliebig viele Formulare und Fachverfahren anbindbar. Wächst mit Ihren Anforderungen.

Wie funktioniert EMMA?

EMMA nutzt RPA (Robotic Process Automation) Technologie, um Fachverfahren wie ein menschlicher Nutzer zu bedienen:

  1. Datenempfang: EMMA erhält die ausgefüllten Formulardaten von FINO FormBot
  2. Validierung: Automatische Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität
  3. Login: EMMA meldet sich im Zielsystem an (mit sicheren Credentials)
  4. Navigation: EMMA navigiert zur richtigen Eingabemaske
  5. Dateneingabe: Felder werden automatisch ausgefüllt
  6. Dokumenten-Upload: Angehängte Dokumente werden hochgeladen
  7. Speichern: Vorgang wird im Fachverfahren gespeichert
  8. Bestätigung: Rückmeldung an FINO und optional an Antragsteller

Unterstützte Fachverfahren

Kommunale Fachverfahren

  • OK.EWO (Einwohnerwesen)
  • AKDB-Verfahren
  • Prosoz (Sozialwesen)
  • VOIS (Ordnungsamt)
  • Weitere auf Anfrage

✓ Legacy-Systeme ✓ Moderne Anwendungen

Branchenspezifische Systeme

  • SAP-Systeme
  • Microsoft Dynamics
  • Branchensoftware
  • Eigenentwicklungen
  • Web-Anwendungen

✓ Mit oder ohne API ✓ Desktop & Web

Anwendungsbeispiele

Gewerbeanmeldung

Automatische Übertragung ins Gewerberegister

Bürger füllt Gewerbeanmeldung online aus. EMMA überträgt alle Daten automatisch ins kommunale Gewerberegister und legt die Dokumente ab. Sachbearbeiter prüft nur noch.

Sozialleistungen

Direkte Erfassung in Prosoz

Antragsteller nutzt FINO FormBot für Sozialleistungsantrag. EMMA trägt alle Daten direkt in Prosoz ein und ordnet Dokumente dem richtigen Vorgang zu.

Sicherheit & Compliance

  • Sichere Credentials: Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert und verwaltet
  • Audit-Trail: Jede Aktion wird protokolliert für vollständige Nachvollziehbarkeit
  • Fehlerbehandlung: Bei Problemen werden Sachbearbeiter automatisch informiert
  • DSGVO-konform: Alle Datenverarbeitungen entsprechen den Datenschutzrichtlinien
  • Rollenbasiert: Zugriff nur für autorisierte Systeme und Personen

Monitoring & Verwaltung

Dashboard

  • Übersicht aller Übertragungen
  • Erfolgsquote und Fehlerstatistiken
  • Durchschnittliche Bearbeitungszeit
  • Systemauslastung

Benachrichtigungen

  • E-Mail bei fehlgeschlagenen Übertragungen
  • Warnungen bei Systemausfällen
  • Tägliche Zusammenfassungen
  • Individuelle Alarmregeln

Integration mit FINO Suite

EMMA ist die perfekte Ergänzung zur FINO Suite:

  • FINO FormBot: Sammelt Daten im Dialog → EMMA überträgt sie ins Fachverfahren
  • FINO Smart Upload: Validiert Dokumente → EMMA lädt sie ins Zielsystem hoch
  • FINO Configurator: Zentrale Verwaltung aller EMMA-Schnittstellen

End-to-End-Lösung: Von der Bürgereingabe bis zur automatischen Erfassung im Fachverfahren – alles aus einer Hand.

Implementierung & Rollout

Typischer Projektverlauf:

  1. Analyse (1-2 Wochen): Erfassung der Fachverfahren und Prozesse
  2. Konfiguration (2-4 Wochen): Einrichtung der Automatisierungen
  3. Testing (1-2 Wochen): Umfangreiche Tests mit Testdaten
  4. Schulung (1 Tag): Einweisung der Sachbearbeiter
  5. Go-Live: Produktivstart mit Begleitung
  6. Support: Laufende Betreuung und Optimierung

Partnerschaft mit Wianco

EMMA wurde in enger Zusammenarbeit mit Wianco entwickelt, einem führenden Anbieter für RPA-Lösungen im öffentlichen Sektor. Diese Partnerschaft garantiert:

  • Tiefes Verständnis für Verwaltungsprozesse
  • Bewährte RPA-Technologie
  • Kontinuierliche Weiterentwicklung
  • Professioneller Support

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